Le bail commercial de 9 ans, oblige les entreprises à s’engager pour 9 ans au sein d’un même lieu. Toutefois, toutes les triennales 3-6-9, les sociétés revoient leur contrat et peuvent si elles le souhaitent effectuer un déménagement d’entreprise.
La volonté des entreprises de rassembler l’ensemble de la masse salariale sur un même lieu, les agrandissements des équipes, ou les réductions des effectifs, constituent des raisons qui peuvent amener une entreprise à repenser son espace.
Le déménagement d’entreprise est l’occasion pour les services de ressources humaines d’être en contact avec les salariés. Ainsi, l’ensemble des problématiques vécues dans l’entreprise actuellement sont recensées. En effet, le déménagement permet d’y apporter des axes de progression. Ce déménagement doit être l’occasion de réfléchir au modèle managérial que souhaite développer l’entreprise. Les valeurs de l’entreprise doivent transparaître dans ces choix. C’est pourquoi, les salariés doivent se sentir appartenir à une communauté et doivent avoir envie d’y adhérer.
Lors d’un déménagement d’entreprise, il est important de communiquer et d’impliquer l’ensemble des salariés au minimum six mois avant le début. Tout d’abord informez-les par le biais d’une communication interne qu’un déménagement d’entreprise a été décidé. Expliquez aux équipes que le déménagement d’entreprise aura lieu sur telle période, si vous la connaissez. En complément, organisez des rencontres avec les équipes, des réunions, qui vont permettre à chacun de manifester ses angoisses, exprimer ses questions. Cela va ouvrir un dialogue social au sein de votre management.
Afin d’informer sur le déménagement d’entreprise il peut être bon de désigner un chef de projet par service, ou par secteur. Ce-dernier sera l’interlocuteur privilégié entre les services généraux et les personnes concernées. En effet, communiquer les bonnes informations au moment juste va permettre de rassurer vos salariés et ne pas laisser les bruits de couloir prendre le dessus sur la réalité. Pour cela, utilisez la communication interne : gazette, newsletter, affichage, intranet, pour communiquer sur l’avancée du projet.
Les salariés doivent se sentir investis du projet. Sollicitez-les sur les aménagements qu’ils souhaiteraient pour leurs futurs locaux. Vous pouvez envisager une visite des futurs locaux afin de rendre le déménagement d’entreprise plus concret. Cet événement est l’occasion de soulever des problématiques plus profondes. Revoir les aménagements concernant le mobilier, la luminosité, les paramètres qui nuisent au bon développement et à la productivité du salarié. En effet, ces temps de paroles peuvent aussi être l’occasion de repenser le positionnement des services les uns par rapport aux autres. Il en va de même pour les hiérarchies.
Ces changements vont modifier les repères et habitudes des salariés et peuvent avoir un impact sur leur efficacité au travail. Pour accueillir les salariés, un livret d’accueil peut être rédigé et être transmis aux salariés pour leur premier jour au sein des locaux. Que pouvez-vous y inscrire ? Vous pouvez y recenser : le plan des nouveaux locaux, la localisation des différents services, un annuaire, les restaurants et snacks, les salles de sport, ou autres points utiles dans la zone proche des lieux. Ce guide d’accueil doit également informer les salariés sur les commodités. Le nouveau lieu dispose-t-il d’une place de parking ? Où se situe la station de métro, de bus la plus proche ? Existe-t-il d’autres moyens de locomotion ?
Toutefois, en dépit de ces éléments un déménagement d’entreprise n’est pas toujours bien accepté par les salariés. En effet, il peut priver certaines personnes d’un espace de travail spacieux, pour d’autres il peut allonger des temps de transport, pour d’autres il peut devenir une réelle problématique pour se déplacer jusqu’au lieu. C’est pourquoi veillez à respecter au mieux le maximum des points énoncés.
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