Déménager propose de nombreux avantages : meilleures conditions de travail, accompagnement de la croissance de l’entreprise, rationalisation des coûts. En effet, une entreprise vit en moyenne un déménagement tous les 3 à 5 ans. C’est pourquoi, la réussite d’un déménagement d’entreprise demande une organisation rigoureuse et une gestion des étapes. Voici les 5 secrets Cléram pour réussir le déménagement d’entreprise de vos bureaux.
Choisir le bon accompagnateur
Tout d’abord souhaitez-vous organiser le déménagement seul ou accompagné ? En effet, le projet de déménagement est souvent sous-estimé. Il semble réalisable en interne par certaines structures qui omettent bon nombre d’étapes et se trouvent rapidement dépassées.
Afin de mener à bien votre déménagement nous vous conseillons de vous faire accompagner par un partenaire de confiance qui vous fournira des conseils avisés sur la stratégie et la vision de votre projet d’aménagement. Ce-dernier vous aidera à déterminer les principaux axes liés à votre culture d’entreprise. En effet, votre prestataire réalisera un audit technique qui établira vos priorités, besoins et axes d’amélioration.
C’est pourquoi, être accompagné tout au long de son déménagement permet de piloter, exploiter et coordonner avec facilité l’ensemble des parties du projet.
Etablir le cahier des charges du déménagement d’entreprise
« Une petite impatience peut ruiner un grand projet », tel est le dicton du déménagement d’entreprise. Commencez par identifier et exprimer l’objectif de votre déménagement, vos contraintes et vos besoins dans votre cahier des charges. Il sera votre fil d’Ariane durant tout le projet, ne le négligez pas !
Voici un exemple de questions à se poser lors de sa rédaction :
- Comment sont configurés nos locaux actuels ? Avantages ? Inconvénients ?
- Quels aspects des locaux souhaitons-nous garder ? transformer ? supprimer?
- Etablir la liste des adresses des salariés et mesurer le temps travail-domicile pour chacun
- Etablir la liste des commodités aux alentours des bureaux actuels : restaurants, salles de sport, poste etc.
- Quelles sont les modifications organisationnelles et managériales que l’on souhaite apporter ?
- Quelle est la projection financière globale du projet ?
Gérer l’administratif du déménagement d’entreprise
Dès que nos bureaux changent d’adresse, il ne faut pas oublier de le déclarer auprès des administrations françaises mais aussi auprès de nos partenaires, clients et prestataires. Ainsi, l’usage d’un courrier, d’un mail peut suffire. N’oubliez pas de mettre à jour vos informations sur votre site internet et l’ensemble de vos outils de communication.
L’aménagement d’intérieur est l’opportunité de réfléchir à l’image extérieure afin que tout soit en corrélation avec notre nouvelle identité. Les codes, les valeurs, les habitudes tout cela a ou va peut-être changer.
Impliquer les collaborateurs
Le cahier des charges et l’administratif réglés, il est essentiel d’impliquer vos collaborateurs. C’est pourquoi, créer un espace de travail efficace repose sur la création d’une communauté de collaborateurs qui se sent investie du projet. Recensez les besoins des salariés, répondez à leurs préoccupations, organisez des réunions aux différentes étapes du projet. Et n’oubliez pas de prévenir le CE et le CHST de vos changements.
Respecter le planning fixé
Le déménagement représente beaucoup d’éléments logistiques et humains à gérer en même temps. En effet, pour que le projet se déroule des meilleures manières possibles, il peut être préférable de désigner un responsable déménagement qui sera l’interlocuteur privilégié des équipes durant le déménagement.
Cet interlocuteur sera le médiateur entre les salariés et les équipes de direction. Quelques jours avant le déménagement, il sera en charge d’expliquer aux collaborateurs comment le déménagement va se dérouler, quelles affaires doivent-être prises, quand les cartons doivent être emballés etc.
Durant l’ensemble de ces étapes, le responsable du déménagement devra effectuer un véritable travail de logistique et vérifier l’acheminement de l’ensemble des équipements.
Prendrez-vous le risque de mettre en péril votre déménagement ?
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