Flex office, effet positif ou effet de mode ? - Cléram

Flex office, effet positif ou effet de mode ?

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Des bureaux fermés, cloisonnés, aux open spaces, nous en sommes arrivés au flex-office (ou « desk-sharing »). Sur ces bureaux sans attache, les objets personnels ne restent pas plus longtemps que celui qui s’y installe. Pourquoi et comment de très nombreuses et grandes entreprises ont pris le pli des bureaux sans nom ? Que craindre – ou non – de cette nouvelle manière de fonctionner ? Tout le monde est-il fait pour le flex-office ?

 

Premier arrivé, premier servi

 

Des entreprises de plus en plus séduites par le flex-office

Au jeu des chaises musicales, êtes-vous le premier ce matin ? Aujourd’hui, 3% des salariés français travaillent sans bureau attitré. Un chiffre certes bas, mais en augmentation. Sans parler de tous ceux qui, bien qu’ayant un bureau fixe, naviguent dans l’entreprise avec leur ordinateur sous le bras toute la journée. Dans tous les cas, la proportion des entreprises à envisager, à plus ou moins long terme, un véritable système de flex-office augmente.

Et ce, d’autant plus que ce ne sont pas seulement les start-up qui encouragent la démarche mais de très grands groupes (Bouygues, Sanofi, PSA, L’Oréal, etc.). Lesquels transforment ainsi en profondeur leurs bureaux. Car le flex-office n’est pas seulement une manière de ne jamais être à sa place. Il devient une sorte d’agora, avec différents espaces où chacun peut discuter avec ses collègues, organiser des réunions informelles,… ou sommeiller quelques minutes dans une quiet room.

 

Des collaborateurs (a priori) convaincus (a posteriori)

Quant à savoir si le concept plaît ou non aux salariés, les études sont encore très rares et contradictoires. Entre la peur d’une perte de cohésion entre les équipes constituées et l’envie d’avancer aussi dans la transformation du travail, le coeur des collaborateurs balance.

Mais un sondage de JLL France, spécialiste de l’immobilier d’entreprise, soulève un point de vue intéressant : les plus réfractaires au flex-office seraient finalement ceux qui ne l’ont jamais essayé. Les autres n’auraient apparemment aucune envie de faire machine arrière, autrement dit de revenir dans un fonctionnement traditionnel à la papa.

The Future of Work est déjà là

À l’origine, le flex-office est finalement arrivé comme pour concurrencer le co-working et ses travailleurs nomades à la mode. Lesquels se sentent plus créatifs, plus à même de créer des cohésions dans cette ambiance où chaque place appartient à tous. Car après tout, ils ont seulement besoin d’un ordinateur, d’une connexion internet fiable, de pouvoir se sustenter et d’avoir l’occasion d’échanger avec de nouvelles personnes.

Et tout cela dans une ambiance studieuse mais décontractée, où l’on peut passer d’un bureau pour une personne à une grande table pour se réunir et brainstormer autour d’un café. C’est exactement le même principe prôné par le flex-office. Pour autant, il ne faudrait pas oublier que l’intérêt des travailleurs nomades dans ce type de structure est aussi une manière d’échapper à l’isolement qu’ils connaissent en télé-travaillant chez eux.

 

Réduire le nombre de bureaux individuels

 

Un roulement quotidien

Avec le recours au télétravail, l’intérêt du bureau individuel perd de sa vigueur. Repenser la configuration des bureaux ne se fait plus sur la base du nombre de collaborateurs mais en fonction du roulement quotidien. Ceux-ci ne sont certes pas des Marsupilamis bondissants, mais par définition, le flex-office leur demande d’être mobiles.

Autrement dit, à travers ce nouvel espace entièrement partagé, il s’agit pour eux d’interagir – ou au moins d’essayer – avec tous les services dans un espace donné, vivant. L’horizontalité, pour ne pas dire la disruption, devient une norme. Comme le seront peut-être aussi les classes inversées, où les cours s’étudient à la maison, et les devoirs, avec explication de texte, en classe.

 

Pour gagner des mètres carrés

Mais il faut bien l’avouer, ce système n’a pas seulement pour but de révolutionner le fonctionnement de l’entreprise. Il a aussi pour objectif rarement avoué de limiter la taille des bureaux pour limiter les frais. Améliorer le taux d’occupation des mètres carrés est en effet un enjeu essentiel pour les entreprises.

Serait-ce la vraie raison de cet engouement généralisé pour le flex-office ? Il faut dire que le calcul est simple pour des entreprises qui peuvent, grâce à ce système, réduire leur surface. Et, par la même occasion, faire des économies sur leurs factures énergétiques.

 

En faire une chance

Opter pour le flex-office pour augmenter son taux d’occupation et/ou moderniser son fonctionnement interne revient au même : ce changement doit avoir une seule finalité, le bien-être en entreprise et la productivité.

Alors, bien sûr, réinventer ses bureaux pour les rendre utilisables par tous, voire interchangeables, ne s’improvise pas. Imaginer les espaces, leur utilisation, la mobilité, les lieux pour échanger, les pièces pour se reposer…. Pour cela, il faut étudier les besoins, puis déterminer le mobilier adéquat. C’est ainsi que votre flex-office sera certes à la mode, mais certainement pas une copie.

 

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